工程档案的全电子化交付

发布时间:2020-12-25阅读1080

传统工程建设项目中各参建单位形成的竣工电子文件,为了保证其具备法律效力,体现签章的依据性(扫描件与纸质一致),均通过实体纸质档案签章后再扫描的形式归档和交付。《电子签名法》的颁布实施,确立了电子签名技术的合法地位。使电子签名技术在项目工程档案管理中的使用成为可能,这必将引发一场项目工程档案管理的重大变革,有力推动大型工程建设项目工程档案管理信息化的进程,促进竣工资料编制和档案管理的规范化、正规化。

通过将国家法律认可的电子签章技术与工程EDMS文档管理系统集成,采用第三方认证机构的数字证书,在线验证数字证书的合法性、真实性和有效性,围绕用户身份认证、电子签名、时间戳等核心技术,为EDMS文档管理系统提供合法的电子签名,覆盖电子文件的形成、归档、保存和利用的全过程控制。确保电子文件与工程建设同步收集、同步整理、同步归档,提高工程文件资料归档的及时性和准确性。

电子签名贯穿EDMS文档管理系统每个环节中,通过数字证书对电子文件的形成、归档及电子档案进馆、保存和利用进行全过程控制的电子签名方式,解决了电子文件中相关责任人电子签名不可抵赖性和有效性问题以及进馆后电子档案防篡改和可追溯性问题。实现电子档案的原始性、完整性、真实性,充分发挥电子档案的凭证作用。  

电子签名技术在工程档案领域的全面应用,可实现如下收益:

防止篡改,代签,杜绝伪造现象:电子签名的法律地位,具有不可伪造,不可抵赖的属性,杜绝了传统工程项目文件中的伪造,篡改,代签现象。同时,所有签章的过程和修改被如实记录和保存下来,具有过程监督,事后追溯的能力。

有效降低工程项目管理工作强度,提高工作效率:电子文件审核无误后,可通过批量签署的方式,一次性对数百甚至数千页的多份文件进行签署,不会出现漏签或签错名的现象,避免了电子文件打印形成纸质文件,相关责任人再次核对后补手工。

保证了项目文件的完整性:杜绝先网上签署后线下文本补签形成的漏洞,提高了工程建设单位的档案交付工作效率,系统通过对交付物计划的对比自检,及时发现未交付的文档,实现电子文档与工程建设同步形成。

节省纸质文件的耗用及保存成本:大幅降低档案的纸质产生量和相应成本,节省大量的库房、密集柜及相关配套设施等资产的投入和运营费用。