项目档案基础管理

发布时间:2020-12-02阅读1171


项目档案基础管理工作,《石油化工建设工程项目竣工验收规定》(SH/T 3904-2014)明确了石油化工项目档案验收的内容和要求。从“项目档案的基础管理工作”,“项目档案的完整、准确、系统情况”和“项目档案的安全”等三个方面,对项目档案的管理提出了具体要求。重视基础管理,规范档案收集与整理,确保档案实体和信息的安全。

第一,重视档案基础管理工作,完善档案管理组织架构。基础管理包括制度建设、档案行政组织网络、合同管理以及档案软硬件配备等诸多方面。其中有两点要特别注意。其一,项目合同中应包含档案管理的相关条款。其二,应通过项目档案专项验收,争取领导重视,改善档案工作条件。单位应设置分管档案的主管领导、专职项目档案员和各部门兼职档案员的网络体系,并根据实际情况,逐步改善档案工作软硬件环境,达到项目档案验收所要求的标准。

第二,项目档案整理工作是项目档案归档质量的重要外在形式。在实际的检查过程中,经常遇到这种情况,虽然资料收集较齐全,但项目档案的整理却不规范,图纸也没有按要求折叠。项目档案管理,应遵循“谁形成,谁整理”的原则。项目档案员应充分发挥组织、协调和指导的作用。档案的形成者(单位)对该档案的形成过程有比较充分的了解,由档案的形成者整理立卷,能更全面、真实、系统地反映建设过程的历史原貌。在项目立项时,应在合同中明确档案的归档要求。对不符合整理规范的档案,不予交接。

第三,档案实体及信息安全不容忽视。档案的安全情况包括档案库房的防护安全和档案实体的保管安全。随着信息化在档案管理中的推广应用,档案信息安全也越来越成为关注的重点。档案库房与阅览、办公三分开原则是档案专项验收现场检查的重点。大部分工程建设项目有独立的档案库房,但部分项目档案办公和阅览场所由于历史原因或空间条件的限制经常合并在一起。档案部门主管人员应与主管领导沟通,向领导宣传项目档案管理方面的相关要求,争取逐步改善档案工作环境,满足实际工作要求,顺利通过项目档案专项验收。