工程档案前端控制的业务环节

发布时间:2020-08-26阅读4

1、档案鉴定前端化

工程档案的完整性和系统性与工程文件收集阶段进行及时干预呈正相关关系。为保证工程有价值文件的最终归档,文件资料产生后,档案部门及时进行追踪,避免漏归。文件产生之初对需要归档的文件按照其所反映工程项目建设活动内容与特点进行归类和保管期限划分。同时做好鉴定工作,检查文件材料的齐全性、完整性;检查文件材料的签字、盖章手续完备性等。提出归档和整理要求,指导文件形成部门下一步文件归档整理。档案鉴定前端化能够有效保证工程档案收集的完备。

2、档案整理前端化

制定严格、细致的档案整理标准是实现工程档案整理的前端化前提。建设单位应针对项目的性质与特点,结合企业的实际和国家相关工作标准,制定切实可行的工程文件归档制度。尽量详尽地阐述项目文件的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求……,制度要具有可操作性。

根据“谁产生、谁归档”的原则,由各归档单位在工程文件资料收集齐全后,根据档案部门的组卷要求进行预立卷,档案部门对其进行审查,对存在的问题及时提出整改意见,保证归档文件的规范性,实现工程档案的顺利移交。

3、档案著录前端化

传统档案管理在档案移交到档案部门后,由档案部门集中对收集到的信息进行著录。大型建设项目资料量大和专业性强,档案部门传统著录方式耗时长且准确程度不易保证,影响项目的验收和日后利用。在各文件形成单位整理档案的同时由档案部门指导完成信息著录工作,可以有效减少档案部门的工作量,提高工作质量消除数据误差,保证著录数据的完整和准确。为项目验收工作争取宝贵的准备时间。