工程档案前端控制的应用价值

发布时间:2020-08-04阅读1199

1、保证有效归档

工程档案文件材料具有专业庞杂、形式多样、标准化和通用性强等特点。工程档案质量的高低取决于从工程文件生成到归档保存全过程的系统管理水平,工程文件资料的形成质量和积累内容的齐全、完整直接影响着工程档案归档的数量和质量。如前端文档管理和规划与项目实际需求不匹配,势必会出现原始资料质量不高、原件散落丢失、签章不齐、图纸污损残缺、图物不符等问题。档案部门应及时发现和避免应归档文件在形成和积累过程中发生以上问题,保证工程文件材料的真实、准确、齐全、系统,保证工程档案的完整性和真实性。因此档案管理工作应提前介入、及早培训、事前指导、全程跟踪,分阶段做好档案的收集、整理、归档工作。

2、提高档案归档质量

案卷的形成是将应当归档的文件收集齐全,进行科学分类,相互有内在联系的文件进行排列组合。案卷的质量反映了工程档案的规范化和标准化程度,案卷质量的优劣取决于工程文件材料内容的真实可靠性,收集的齐全完整性,分类的科学合理性,排列的连贯有序性。前端控制在提高档案归档质量方面的作用表现为对工程文件材料的形成、收集、整理等过程进行早期干预,以此来保证工程文件材料内容的原始性和真实性,实现对工程文件材料科学的分类和排序,进而保证工程档案案卷的质量,促进工程档案的标准化和规范化。

3、优化管理、提高效率

从工程文件产生到保存或销毁的全生命周期管理,能够实现在文件运行阶段把不同业务环节产生的文件资料进行整合、优化,实现集中管理,将后续工作提前进行分解实施,有效减少档案人员工作高峰期的工作量,缓解项目后期档案集中收检压力,保障档案验收工作的顺利进行,最大程度地提高工程档案管理工作的效率和水平。