利用“五制”提高建设项目文档管理成效

发布时间:2019-05-22阅读942次

工程项目建设，通常建设时间持续数月至数年时间，持续周期长、时间跨度大、专业性强、参建单位重多。期间主要精力放在抓进度、抓质量、抓关键目标工期的实现。“重施工轻档案”是工程中普遍现象，项目文档管理工作在项目建设过程中很难体现实际效益，导致项目文档管理部门处于一个相对弱势位置，文档工作无人重视，阻力重重。由于管理不规范、人员调动等因素造成资料质量参差不齐、严重缺失，验收前才意识到资料问题成为竣工验收的拦路虎。这就形成了项目中常见的一个怪现象“档案不是项目实施过程中逐渐积累，而是事后办公室中写回忆录。”与事实严重不符合，为工程日后检修、维护、改扩建等工作留下重大隐患。

有效改变文档管理工作在工程项目中的困境，不会一蹴而就，需要从多方面入手，在工程项目文档管理过程中综合利用“五制”（项目法人制、招投标制、合同制、监理制、质量监督制），有助于全面提高建设项目文档管理成效。

工程项目文档管理纳入项目法人责任制，由项目主要领导直接分管，严把领导责任关，明确领导责任。《建设项目档案管理规范》（DA／T28-2018）总则中明确指出：建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准。《石油化工建设工程项目竣工验收规定》（SH／T 3904-2014）“6.1 竣工验收应具备的条件”中明确列出：”完成交工验收、专项验收、生产考核、竣工决算与审计、档案验收工作“。项目交工验收、档案验收等工作验收全部合格是工程竣工验收先决条件，施工管理与档案管理具有同等重要的地位。项目文档管理部门组织有针对性的文档培训，强化项目领导及员工档案管理重要性及归档意识。积极配合文档管理部门的日常工作。文档管理工作实行信息通报制度，将文档工作信息通报纳入项目例会会议议程，定期向项目组、参建各方通报项目文档工作进展及定期检查的结果，引起各方重视，监督问题整改。

大型建设项目的勘察、设计、采购、施工、监理等需经过招投标确定，在招标文件中列明文档要求。打破格式化合同模板，文档管理作为独立条款列入合同或协议中，通过源头控制，规范文件形成和交付要求。将文档管理（文档的收集、整理、归档工作和竣工文件的归档份数、时间、质量、违约等）、人员要求等进行明文规定。明确文档人员持证上岗，工作稳定，文件编制、整理、提交、归档时间及要求，确定各方责任、义务及惩罚性措施等。规避文件归档过程中的各种问题，从数量、质量、时间、内容等方面最大程度保证文档的完整性、时效性。按照“谁形成的项目文件，谁负责立卷归档”的原则，利用合同的法律形式，明确参建单位为项目竣工档案的第一责任者。将建设单位文档管理部门列入合同关闭项，具有一票否决权，加大在项目实施过程中的话语权。

建设单位委托监理单位对工程建设实施专业化监督管理。对承包单位形成文件的真实性、准确性、完整性、合规性、时效性履行监督和审查义务。承包单位呈报的管理技术文件，监理单位全面进行审核，检查文件各项内容是否符合相关要求，监理人员素质和监管水平的高低直接决定项目档案的最终质量，是文档管理过程中最重要的审查环节，监理单位要对其审核文件负质量监督责任，发现问题及时通知承包单位进行改正。监理单位未按合同相关规定履行职责，致使承包单位呈报文件不满足项目文档管理规定，在项目理会中进行通报，造成严重影响，应按合同约定追究责任。

建设单位文档管理部门在工程项目文档管理工作中通过跟踪指导掌握项目第一手资料，是项目档案达到规范标准的必要条件。工程项目文档主要产生于施工现场,贯穿于工程项目的招标、投标、施工和竣工的整个过程。从工程项目施工开始进行跟踪，对项工程竣工档案交付验收提出明确要求，切实做到对工程项目文档跟踪管理的有效控制。联合质量、施工等部门和监理单位对承包单位项目文件进行定期检查和随机抽检管理，对承包单位文档管理进行监督。按照项目实施阶段特点，制定检查计划，规范文件形成与积累流程，确保归档文件符合项目标准要求。检查过程中发现的共性问题及时组织文档专项培训，摆正服务思想，做好协调、指导、监督工作。