电子档案管理基本术语
发布时间:2017-08-07阅读1609次
1 范围
本标准规定了电子档案管理的基本术语及其定义。
本标准适用于档案工作及相关领域。
2 一般概念
2.1
电子文件 electronic document；electronic record
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输（3.14）和存储（5.3）的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容（2.13）、结构（2.14）和背景（2.15）组成。
2.2
电子档案 electronic record；archival electronic record
具有凭证、查考和保存（5.1）价值并归档（3.5）保存（5.1）的电子文件（2.1）。
2.3
业务系统 business system
形成或管理机构活动数据的计算机系统。
示例：电子商务系统、财务系统、人力资源系统等促进机构事务处理的应用系统。
2.4
电子文件管理系统 electronic document management system
用于形成、处理和维护电子文件（2.1）的计算机信息系统。
参见：电子档案管理系统（2.5）。
注：电子文件管理系统是业务系统（2.3）的一个子系统。
2.5
电子档案管理系统 electronic records management system
对电子文件（2.1）、电子档案（2.2）进行捕获（3.1）、维护、利用（5.13）和处置（4.9）的计算机信息系统。
参见：电子文件管理系统（2.4）。
注：电子档案管理系统通常用于电子档案（2.2）形成单位，更注重对电子档案（2.2）的管理。系统通过维护元数据（2.16）及电子档案（2.2）之间的联系，支持电子档案（2.2）作为证据的价值。
2.6
数字档案馆 digital archives
运用现代信息技术对电子档案（2.2）及其他数字资源进行采集、存储（5.3）、管理，并通过各种网络平台提供利用（5.13）的档案信息集成管理体系。
2.7
开放档案信息系统 open archival information system
一个由人和计算机系统组成的有机体，承担保存（5.1）信息并将其提供给指定用户的责任。
注：开放档案信息系统旨在为信息系统建立一个参考模型，以维护信息系统中数字信息的长期保存（5.1）和可存取。“开放”一词表明与其相关的建议和标准是以开放形式产生的，并不表示对开放档案信息系统的访问不受限制。
2.8
信息包 information package
由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。
注：保存描述信息有助于保存（5.1）和查找内容信息。
2.9
提交信息包 submission information package
由信息生产者交给开放档案信息系统（2.7）的信息包（2.8），用于构建一个或多个存档信息包（2.10）。
参见：发布信息包（2.11）。
2.10
存档信息包 archival information package
保存在开放档案信息系统（2.7）中的包含内容信息和相关的保存描述信息的信息包（2.8）。
参见：提交信息包（2.9），发布信息包（2.11）。
2.11
发布信息包 dissemination information package
开放档案信息系统（2.7）根据用户的需求完成数据的抽取、封装（3.12）并发送给用户的信息包（2.8），抽取的内容来自于一个或多个存档信息包（2.10）。
参见：提交信息包（2.9）。
2.12
打包信息 packaging information
用于绑定和识别一个信息包（2.8）构成的信息。
2.13
内容 content
以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案（2.2）的主题信息。
2.14
结构 structure
电子档案（2.2）的内容（2.13）组织和存储（5.3）方式。包括逻辑结构（2.14.1）和物理结构（2.14.2）。
2.14.1
逻辑结构 logical structure
电子档案（2.2）内容（2.13）各信息单元之间关系的描述。
示例：电子档案的字体字号、文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序、插图的标号位置等。
2.14.2
物理结构 physical structure
电子档案（2.2）在存储（5.3）设备或载体中的存储（5.3）位置和文件格式（2.22）。
2.15
背景 context
电子档案（2.2）形成、传输（3.14）、使用和维护的框架。
注：背景包括行政背景、来源背景、业务流程背景以及技术背景等。
2.16
元数据 metadata
描述电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）、背景（2.15）及其整个管理过程的数据。
注：改写GB/T 26162.1-2010，3.12。
2.17
真实性 authenticity
电子档案（2.2）的内容（2.13）、逻辑结构（2.14.1）和背景（2.15）与形成时的原始状况相一致的性质。
注：具有真实性的电子档案（2.2）由特定机构使用安全可靠的系统软件形成，没有发生被非法篡改或者误用过的情况，能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符。
2.18
可靠性 reliability
电子档案（2.2）的内容（2.13）完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
2.19
完整性 integrity
电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）和背景（2.15）信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
2.20
可用性 usability
电子档案（2.2）可以被检索（5.11）、呈现和理解的性质。
2.21
全程管理 life-cycle management
对电子文件（2.1）形成、办理、归档（3.5）以及电子档案（2.2）维护、利用（5.13）和最终处置（4.9）（销毁（4.10）或永久保存（5.1））全过程进行的控制。
2.22
文件格式 file format
电子文件（2.1）在计算机等电子设备中组织和存储（5.3）的编码方式。
示例：文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，图像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；图形格式DWG、DXF、IGS等；音频格式wav、mp3、mid等；视频格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等。
2.23
电子签名 electronic signature
电子文件（2.1）中以电子形式所含、所附用于识别责任人身份并表明责任人认可其中内容的数据。
3 电子档案的收集与整理
3.1
捕获 capture
适时获取电子文件（2.1）及其元数据（2.16）的方法与过程。
注：改写DA/T 46-2009，3.10。
3.2
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