项目档案验收准备策略

发布时间:2021-07-04阅读28


1、明确验收要求,融入项目管理制度。

配备专职档案管理人员,收集梳理项目档案管理的验收要求,参与项目管理制度的制定,实行统一管理、统一制度、统一标准。通过规范的制度对项目文档实施有效控制,保证项目档案的完整性、准确性、系统性、规范性和安全性。

2、编制归档计划,做好日常档案收集。

结合工程项目进展,制定并发布年度文件归档归档计划,明确责任人和完成时间。建立项目档案管理工作网络机构,以文档部门为核心,总包单位为主导,业务部门和参建单位全面参与。设置专人跟踪,将年度计划分解到月,跟踪项目文档移交计划与工程计划的匹配度,确保文档移交与工程移交的同步,保证归档工作的同步性和及时性。

3)、开展阶段评估,把控档案质量。

为避免在长周期建设中,出现前期问题后续无法整改的现象,开展阶段性档案评估,邀请行业内专家对收集文件进行检查指导。问题及时发现及时整改。针对存在的问题逐项排查、整改落实,编制历次检查文件汇编,进行闭环管理,不断提升项目档案质量。即在项目建设的不同阶段,启动已收集项目的评估工作,

如前期文件、设计(初设)文件等,在前期阶段结束后,收集相关文件,开展项目前期文档、设计(初设)文件的评估工作;在工程调试阶段,收集建安竣工文件,开展建安和设备文档的评估工作;在生产准备和试运行阶段,按单位工程收集整理文档,开展单位工程文档的评估工作;商业运行阶段,报项目档案验收部门,完成项目档案验收。如下图所示:

4、主动汇报沟通,制定验收工作方案。

建设单位积极主动与项目档案验收单位、省(市)档案局、国家档案局等档案行政主管部门汇报沟通,明确验收要求和重点,确定项目档案验收总体安排和验收时间等。编制项目档案验收准备及迎检工作实施方案,成立验收准备组织机构,召开验收启动会。方案中要明确验收依据文件、验收范围及要求、验收形式、验收申请安排、验收日程安排和分组表、验收准备任务清单、活动费用、项目档案归档情况等内容。要做到分工明确,责任到人,定期反馈。

5、佐证材料齐全,突出项目管理特色。

验收前要收集各类基础材料,编制佐证材料汇编和全宗卷文件。如全宗指南、档案分类方案、项目核准档案汇编、征地移民档案汇编、程序汇编、系统子项清单、文档检查汇编、文档人员培训记录、案卷目录等,这些材料能帮助验收专家更直观更全面地了解项目档案的整体情况,也利于迎检过程中各类文件的查询,增加验收组专家印象分。

6、开展迎检演练,精心策划验收工作。

调研观摩其他项目档案验收活动,开展迎检人员培训,明确注意事项。组织迎卷和调卷演练工作,让主要参与迎检人员熟悉检查流程,明确职责,发现不足并进行完善优化。细心布置会场和分组检查办公室,提前将会议材料拷贝到会议用的电脑进行试播放,充分保证验收会议现场的质量。检查过程中,建立分组调卷微信群,充分借助现代技术有效保证迎检时调卷速度。


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