项目档案——安全性衡量标准

发布时间:2020-10-10阅读1188


一、实体安全

1、载体的安全性。载体作为记录、存储档案信息的有形物体,是项目档案安全性的根基。因此,在选择书写纸、印刷纸、描图纸时,制作需长久保存的文件应选择符合档案存储要求用纸,录音、录像文件应保证载体的有效性,长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘(截至目前)。

2、记录材料的安全性。文档记录材料满足耐久需求,签字笔、印泥、打印墨盒等采购时注意成分构成。作为需要长久保管的项目档案的记录材料,在选择上应从长计议,不应用易褪色的书写材料书写、绘制。

3、记录方式的安全性。铅笔作为施工现场常用的书写工具,因其以黏附的方式与纸张结合应避免使用;复写纸、蓝图线条等以吸收方式与纸张结合,非常容易渗化扩散,应尽量减少使用;复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

二、信息安全

1、形成过程的安全性。重大建设项目中一些尖端科研成果的转化项目,涉及专利、知识产权保护、商业机密等内容,在其形成过程中的档案信息安全防护尤其重要。因此,提前预判并采取有效手段预防项目档案形成过程中的失密泄密现象,是确保项目档案信息安全的重中之重,以避免为日后管理埋下重大安全隐患。

2、信息传递的安全。项目档案来源于不同参建单位,在项目档案传递过程中应做到接触信息人员可靠;信息传递渠道安全;信息交接手续完备。

3、信息的可识别性。采用新型载体形式存储的档案信息,应具有保密性、完整性和可用性,授权实体按要求可访问和使用数据资源,加密数据连同密码一并归档。


三、保管安全

1、保管环境的安全性。应设立临时档案室专门保管项目档案,按照“八防”要求配备必要的监控、安防等设备设施,并确保设备设施正常运行,及时跟踪掌控项目档案保管状况。

2、保密措施的合理性。关乎国计民生和国家战略安全利益的重大建设项目档案,记载了大量国家秘密、商业机密,在保密期内应加强项目档案秘密知悉者的安全教育,严格落实保密措施,既确保密级档案的正当合理利用,又确保项目档案信息不失密、不泄密。

3、应急预案的可行性。项目档案的重要性决定了必须具有防范意识,制定可行的应急预案,必要时进行实战演练,以能有效应对不测为目标,确保项目档案实体和信息的绝对安全。

四、管理安全

1、制度安全。全面落实“三纳入”“四参加”“五同步”的管理模式,在收集、整理、归档等方面构建了适应重大建设项目档案安全管理需要的制度,在制度上为项目档案安全管理提供保障。

2、机制安全。把项目档案安全管理纳入建设项目安全管控体系,培养参建人员安全意识和责任意识,创造安全舆论氛围,提升安全管控能力,构建项目档案安全管理的长效机制,能及时应对各种安全风险。

3、利用安全。项目档案在施工期间的提供利用应严格遵守查询借阅制度,办理借阅审批手续,必要时可与借阅人签订安全保密协议,并根据借阅内容和利用目的,选择合理的利用方式,确保查阅的项目档案信息不传播、不扩散,借出的项目档案能及时完璧归赵。

4、人员安全。在重大建设项目中配备了思想素质高、业务能力强、具备一定档案专业知识的专兼职档案管理人员,通过安全保密教育,能适应项目档案安全管理需要,为项目档案的完整、准确、系统、安全保驾护航。