DCC基本功 — 文件传送单

发布时间:2020-02-15阅读333次

文件传送单（文件收发登记表）在工作中每天都要用到，给人的感觉是又爱又恨，费时费力编制，收纳整理，自始至终束之高阁，期限一到便要销毁，但又不能不要，因为用到就可以解决大问题。

文件传送单（文件收发登记表）的作用大家都知道，起到交接清单和凭证的作用，是责任划分的依据。九成以上从事过完整项目的文控都碰到过因为文件问题引起的争执，从借阅文件未及时归还的日常小事，到图纸等原因导致工程被迫停工的大事，问题有大小，责任需分清，文件传送单（文件收发登记表）是文控人员最重要的一道“防火墙”。

工程项目建设周期多持续几年时间，从施工准备到竣工验收，大部分岗位人员都几经更换，如果没有清晰的文件传输记录，追究几年前一份文件来龙去脉几乎是不可能的事（试想一下自己上个月都借出过什么文件。），因此产生纠纷，如没有合理理由或证明，可能就得代人受过。文控在项目中属于弱势部门，文控人员在工作中最易忽视的一个问题就是“自保”，常常身在崖边而不自知。我们要常常自省，按规操作，不要贪图一时省事，为之后工作留下隐患。

经验小贴士：

1. 事多易忘，文件进出均登记。文件、清单互对应，休假期间最轻松。

2. 电子办公，文件多通过邮箱或其他网络传输方式进行传递，发文一定要附传送单，要求对方收文后，签字扫描回传。网络传输文件丢失、损坏等现象时有发生，发生纠纷很难解释。

3. 接收文件，可在登记表中的备注栏中备注传送单号。（不同单位发出文件的传送单号不同，为方便登记、查找，可用笔在传送单一角进行统一大流水从1到N编号）。

4. 文件传送单定期归档，并扫描成电子文件进行备份，谨防丢失。

5. 领导或工程师要求的非常规工作尽量留下痕迹，如邮件、便条等，将责任划分清楚。

温馨提示：自我保护很重要，项目中因文件问题发生的争执很常见。